5 Hal Penting Membuat Surat

Menulis surat sudah menjadi kebutuhan utama dalam setiap proses kegiatan hubungan antar manusia, instansi, perusahaan dan bahkan dalam pemerintahan. Hal ini bahasa lisan relatif tidak mengalami kesulitan, karena bahasa lisan terbantu dengan adanya gerak gerik, gaya, mimik dan sebagainya. Berbeda dengan bahasa tulis, yang terbatas dengan hanya mempergunakan kata-kata yang tidak ada bantuan gaya dan mimik seperti bahasa lisan. Penggunaan kata-kata perlu dipilih dengan baik, dengan gaya bahasa dan pemakaian ejaan yang benar. Untuk memberikan impresi yang baik maka penulisan surat harus ditulis dengan teliti, praktis, obyektif, sistematik dan jelas maksud dan tujuan penulisan surat.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi. Informasi yang disampaikan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan pemikiran, sanggahan dan sebagainya.

1. Jenis Surat

Jenis surat terdiri dari  jenis sebagai berikut;

1.1 Menurut Isi dan Asalnya;

       1.1.1 Surat resmi atau dinas pemerintah

       1.1.2 Surat Niaga

       1.1.3 Surat Pribadi

1.2 Menurt maksud dan tujuannya

      1.2.1 Surat Pemberitahuan

      1.2.2 Surat Keputusan

      1.2.3 Surat Perintah

      1.2.4 Surat Permintaan dan Surat Permohonan

      1.2.5 Surat Peringatan

      1.2.6 Surat Panggilan

      1.2.7 Surat Penawaran

      1.2.8 Surat Perjanjian

      1.2.9 Surat Pesanan

      1.2.10 Surat Laporan

      1.2.11 Surat Pengantar

      1.2.12 Surat Lamaran Kerja dan sebagainya

1.3 Menurut Wujudnya

      1.3.1 Kartu Pos

      1.3.2 Warkat Pos

      1.3.3 Surat bersampul

      1.3.4 Telegram

      1.3.5 Teleks

      1.3.6 Faksmil

1.4 Menurut Sasarannya

      1.4.1 Surat Biasa

      1.4.2 Surat Edaran

      1.4.3 Surat Pengumuman

1.5 Menurut Jaminan dan Keamanan Isinya

      1.5.1 Surat Sangat Rahasia

      1.5.2 Surat Rahasia

      1.5.3 Surat Konfidensil (terbatas)

      1.5.4 Surat Biasa

1.6 Menurut Urgensinya

      1.6.1 Biasa

      1.6.2 Penting

      1.6.3 Sangat Rahasia

1.7 Menurut Cara Penyampaiannya

      1.7.1 Biasa

      1.7.2 Kilat

      1.7.3 Kilat Khusus

2. Bentuk Surat

Dalam penulisan surat tidak boleh ditulis sembarangan, akan tetapi mengikuti format atau bentuk tertentu sesuai dengan jenis dan fungsi surat.

Bentuk tubuh surat adalah pola atau tata letak susunan kalimat dengan segala materi yang terdapat pada keseluruhan bagian yang terlengkap.  Bentuk tubuh surat memiliki berbagai bentuk tergantung pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat.  Pada dasarnya bentuk tubuh surat memiliki 2 macam yaitu bentuk lurus / balok atau bentuk lekuk atau bergerigi, bilamana ada bentuk-bentuk lainnya adalah varian atau pengembangan dari kedua bentuk tersebut.

Macam Bentuk  Tubuh Surat:

1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

2. Bentuk Lurus (Block Style)

3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

4. Bentuk Sederhana (Simple Style)

5. Bentuk Persegi (Square Block Style)

6. Bentuk Alinea Gantung (Special Block Paragraph)

7. Bentuk Lekuk (Lindented Style)

8. Bentuk Resmi Dinas Pemerintahan (Official Style)

3. Ciri Surat

Menulis surat yang baik juga memiliki banyak syarat dan ciri-cirinya.  Surat yang baik haruslah obyektif, sistematis, singkat, tidak bertele-tele, jelas maksud asalnya, lengkap isinya, sopan dan menarik wujud fisiknya.

Bentuk ciri surat yang baik;

1. Ditulis dengan bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat.
2. Tidak mengandung kata atau kalimat yang tidak berguna. tidak boleh bertele-tele, lugas dan mudah dipahami pembaca.  Juga penggunaan kata-kata yang dipakai barus jelas, tepat, sistematik, hemat dan benar sesuai dengan tata bahasa Indonesia.
3.  Menunjukkan budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana. Penulisan nada surat harus hormat, sopan dan simpatik.  Jangan sampai menyinggung atau merendahkan pembaca surat.  Penulis dalam menulis surat hendaknya bersikap seolah-olah dia sedang berbicara dengam pembaca surat.
4.  Tidak terlalu panjang, praktis, estetis dan menghindarkan dari salah pengertian.
5.  Bersih dan format yang menarik, penulisan harus rapi dan tidak ada huruf yang bertumpuk dan cermat.

4. Bagian Surat

Setiap surat memiliki bagian dan masing-masing bagian surat memiliki fungsi yang berbeda.  Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai.  Karena letak bagian surat akan mengikuti bentuk surat yang dipergunakan.

Bagian-bagian Surat;

4.1 Kepala Surat

4.2 Nomor Surat

4.3 Tanggal, Bulan dan Tahun Surat

4.4 Lampiran

4.5 Hal dan Perihal

4.6 Alamat

4.7 Salam Pembuka

4.8 Isi Surat

4.9 Salam Penutup

4.10 Nama Organisasi

4.11 Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab Surat

4.12 Tembusan

4.13 Inisial / Kaki Surat

5. Fungsi Surat

5.1 Kepala Surat

Setiap surat resmi, biasanya memiliki kepala surat yang digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat.  Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi, atau dapat ditambahkan keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.

Contoh:

5.2 Nomor Surat

Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertai dengan nomor surat yang menggunakan kode-kode tertentu.  Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut:

• Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
• Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
• Memudahkan mencari surat apabila dibutuhkan lagi.
• Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
• Sebagai referensi bila diperlukan.

Contoh:

Nomor : 089/PPH-DP/V/2021

089 artinya nomor surat

PPH artinya nama perusahaan Purple House

DP artinya surat dikeluargak olek Direktur Pemasaran

V artinya bulan surat dibuat yaitu bulan Mei

2021 artinya tahun surat dibuat 2021